RPA - Những điều nên biết về tự động hóa quy trình

Nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng robot để tự động hóa các quy trình, nhằm giảm bớt gánh nặng cho người lao động và giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tự động hóa quy trình bằng robot là gì ?

RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) là một thuật ngữ chỉ những phần mềm robot sử dụng công cụ quy tắc và trí tuệ nhân tạo để tự động thực hiện các nhiệm vụ văn phòng, chủ yếu là những công việc có logic rõ ràng. Những robot này đôi khi được coi như "lao động kỹ thuật số" hay "công nhân kỹ thuật số", tức là những lao động trí thức không có hình thể.

Nhiều tổ chức đang áp dụng RPA để cải thiện quy trình làm việc và tiết kiệm chi phí. Các tổ chức có khả năng tự động hóa các công việc theo quy tắc thông thường, giúp người dùng có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phục vụ cộng đồng, khách hàng hoặc các nhiệm vụ khác có giá trị cao hơn. Một số người xem RPA như một bước đầu cần thiết trên con đường tiến tới tự động hóa thông minh (IA) thông qua học máy (ML) và các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng dự đoán kết quả trong tương lai.

Lợi ích và hiệu quả tự động hóa bằng RPA

RPA cung cấp cho các tổ chức khả năng giảm chi phí nhân sự và sai sót của con người. Chuyên gia tự động hóa thông minh tại Kofax - tập đoàn CNTT trong lĩnh vực thu thập thông tin (và có sự hiện diện tại Việt Nam) cho biết nguyên tắc đơn giản: Hãy để nhân viên làm việc dựa trên những gì con người có thể làm tốt hơn trong khi sử dụng robot để xử lý các nhiệm vụ vốn đang cản trở các hoạt động của các tổ chức.

Bot thường có chi phí thấp và dễ thực hiện, không yêu cầu phần mềm tùy chỉnh hoặc tích hợp hệ thống sâu. Những đặc điểm như vậy rất quan trọng khi các tổ chức theo đuổi tăng trưởng mà không cần thêm chi phí đáng kể.

Hãy xem RPA thay thế con người để tự động hóa các tác vụ như thế nào. Bên trái trang là hướng dẫn vận hành các yêu cầu lắp đặt điều hòa nhận được từ tủ điện, bên phải trang là yêu cầu của khách hàng gửi đến nhân viên lắp đặt. RPA sẽ được xử lý tự động dựa trên các bước sau:

• Sao chép tên đầy đủ và số điện thoại từ hướng dẫn vận hành ở bên trái và dán vào mẫu đơn đăng ký ở bên phải.

• Mở phần mềm bản đồ, tìm địa chỉ, phóng to bản đồ, đặt phạm vi, chuyển đổi thành tệp hình ảnh và đính kèm vào mẫu đơn đăng ký ở bên phải.

• Nhập tên ứng dụng làm mã người nhận vào nhật ký vận hành và lưu lại.

• Lặp lại quy trình thiết lập này cho tất cả biên nhận sách. Như các thao tác trên, RPA giúp hoạt động nhanh gấp 3 lần con người. Ngoài ra, nếu một người chỉ làm việc 8 giờ một ngày thì RPA có thể làm việc 3 lần trong 24 giờ. Như vậy, nếu RPA làm việc nhanh gấp 3 lần và nhiều hơn 3 giờ thì chỉ cần tính toán, chúng ta có thể thấy RPA (digital Workers) gấp 9 lần con người (cách làm việc tương đương với 9 công nhân lành nghề)..

Cách hoạt động của RPA

RPA là phần mềm robot giúp cải thiện năng suất và tự động hóa các tác vụ trên máy tính bằng cách mô phỏng các tác vụ máy tính cho nhân viên văn phòng. Ví dụ: nếu bạn muốn yêu cầu RPA thực hiện một tác vụ trên máy tính của mình, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc hoạt động được gọi là tập lệnh mô tả chuỗi hành động. Lần tới, RPA sẽ thực hiện việc này tùy từng trường hợp. Bạn có thể coi công việc này là đào tạo tại chỗ cho nhân viên mới.

Các tính năng của RPA rất dễ hiểu vì thế người dùng không cần phải biết kiến thức lập trình. Ngoài ra, không giống như Excel Macro, RPA không tạo ra những tài liệu không thể quản lý được nội dung.Tập lệnh RPA được gọi là "quy trình công việc" hoặc đơn giản là "bot". Nếu bạn từng nghe ai đó nói: "Tôi đã tạo ra 100 robot", thì có nghĩa là họ đã tạo ra 100 tài liệu khác nhau..

Các công cụ RPA hàng đầu

Thị trường RPA bao gồm sự kết hợp của các công cụ mới, được xây dựng theo các mục đích khác nhau, và các công cụ cũ hơn được thêm tính năng mới để hỗ trợ tự động hóa. Một số công cụ RPA phổ biến hiện nay:

1. UiPath

UiPath cung cấp phiên bản cộng đồng cho những ai thích thú và muốn thực hiện RPA. Các tính năng nổi bật của công cụ này có thể kể đến như: có nhiều tùy chọn để lưu trữ, cung cấp nhiều ứng dụng để hoạt động, quản trị và bảo vệ an ninh, hỗ trợ phát triển ứng dụng nhanh, hoạt động bảo trì hoặc mở rộng quy mô dễ dàng,...

2. Tự động hóa mọi nơi

Là phần mềm với sự kết hợp của RPA, tự động hóa nhận thức và phân tích lực lượng lao động, tự động hóa mọi nơi cung cấp một môi trường thân thiện với người dùng trong việc tự động hóa các quy trình kinh doanh và nhiệm vụ phức tạp.

3. Blue Prism

Lăng kính màu xanh (Blue Prism) có khả năng cung cấp lao động ảo, thực hiện bởi robot, giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động kinh doanh dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

4. Work Fusion

Work Fusion cung cấp các tính năng cần thiết trong quy trình số hóa như quản lý quy trình kinh doanh, tự động hóa trình RPA, điều phối nhân viên và tự động hóa nhận thức dựa trên máy học.

Những lưu ý khi áp dụng RPA

Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành

Các sản phẩm RPA trên thị trường hiện nay có giá thành khác nhau, cung cấp các tính năng và đặc trưng vì thế cũng khác nhau. Tùy theo yêu cầu về tính năng sản phẩm và nhu cầu của nghiệp vụ áp dụng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm. Để áp dụng thành công RPA, bạn nên so sánh kỹ lưỡng tính năng và dịch vụ cung cấp của các sản phẩm thuộc hãng sản xuất khác nhau.

Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA

Trước khi áp dụng, cần xác định những nghiệp vụ văn phòng nào muốn nâng cao hiệu quả và tự động hóa. Mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau, nhưng vẫn có một số công việc cần được làm thủ công. Tuy nhiên, do những công việc này thường tốn nhiều thời gian và công sức nên cần nhờ đến RPA để nâng cao năng suất. Khi đó, bạn nên phân chia những thao tác nhờ RPA thực hiện và những thao tác làm thủ công, như vậy có thể nâng cao chất lượng công việc.